مهام مساعد إداري في الجامعة ، للمساعد الإداري العديد من المهام والتي يمكن أن يقوم السكرتير ، ومن هذه الأعمال الكتابة وإيداع الملفات والرد على المكالمات الهاتفية وتسجيل الملاحظات أثناء الاجتماعات. وبالإضافة لذلك، يُشرف المساعد الإداري على الخدمات اللوجستية في المكتب ويتعاون مع المشرفين على المشاريع الهامة ويشرف على السكرتارية.
على الرغم من تطلُّب وظيفة المساعد الإداري القليل من التعليم السابق، إلّا أنّ المساعدين التنفيذيين أو أولئك الذين يعملون في مجالات متخصصة قد يحتاجون إلى تدريب إضافي مثل مهنة مساعد إداري في الجامعة .
مهام مساعد إداري في الجامعة
المؤهلات والخبرات المطلوبة لمساعد إداري في الجامعة
– درجة الدبلوم أو ما يعادلها. ” يفضل البكالوريوس”.
– خبرة لا تقل عن سنتين في مجال ذي صلة.
– إجادة اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة.
– سرعة الكتابة للغتين العربية والانجليزية مطلوبة.
مهام مساعد إداري في الجامعة المهام الوظيفية
– التعامل مع استفسارات العملاء وتوجيههم إلى الأشخاص المناسبين وفقا لاحتياجاتهم.
– قراءة وتحليل المذكرات والعروض والتقارير الواردة لتحديد أهميتها.
– فتح وفرز وتوزيع المراسلات الواردة ، بما في ذلك الفاكسات والبريد الإلكتروني.
– استرداد الوثائق والسجلات وتقارير الشركات.
– تسجيل رسائل البريد الواردة والصادرة وعمل سجلات تتبع سهلة.
– أداء مهام المكتب العامة مثل طلب اللوازم ، و إدارة السجلات ، وأداء أعمال مسك الدفاتر الأساسية.
مهام المساعد الإداري بصفة عامة
_عادةً ما يكون أي مساعد إداري مسؤول عن أداء الواجبات الكتابة في جميع الصناعات تقريبًا، وقد يكون بعضهم أكثر تخصصًا من غيرهم، مثل العاملون في القطاع القانوني. تدور معظم مهام المساعد الإداري حول إدارة المعلومات وتوزيعها داخل المكتب.
_تُعد الماسحات الضوئية، وأجهزة الفاكس، وآلات النسخ، والهواتف متعددة الخطوط، جزءًا طبيعيًا من المشهد المكتبي.
_ بينما لا يُتوقع من المساعد الجديد معرفة كيفية عمل كل طراز مختلف من وظائف الماكينة، فإن المعرفة الأساسية بكيفية عمل هذه الأدوات الهامة يمكن أن تخفف من عملية التدريب، ومنح أصحاب العمل الثقة في قدرة الموظف الجديد على التعلّم بسرعة.
_من أجل الحصول على هذه المهارات، يجب على الأفراد التفكير في زيارة متجر محلي للطابعات أو الماسحات الضوئية وطلب شرح أساسي لكيفية عمل الآلات.
_يمكن أن يكون العمل كمساعد إداري ممتعًا أو مملاً، اعتمادًا على مكان العمل، وزملاء العمل، والموقف الشخصي.
_قد لا تكون وظيفة المساعد هي ما يحلم به الموظف، لكن مع ذلك يتعامل الموظفون الأذكياء مع الوظيفة باحترام وكفرصة عظيمة للتعلم.
_من المرجح أيضًا أن يساعد السلوك الإيجابي على حصول الموظف على ترقيات أسرع ووظائف أفضل.
_ يتضمن هذا عمومًا الرد على الهواتف، وتسجيل الملاحظات، والحفاظ على الملفات، وقد يكون المساعدون الإداريون أيضًا مسؤولين عن إرسال وتلقي المراسلات، وكذلك تحية العملاء والزبائن.
_ غالبًا ما تعتمد وظيفة المساعد الإداري على ما يحتاجه المدير أو المسؤول الكبير في ذلك اليوم.
_ويعد الصبر والقدرة على القيام بمهام متعددة من المهارات الهامة للغاية التي يجب امتلاكها، على الرغم من أن المساعد لا يجب عليه أبدًا قبول إساءة المعاملة في مكان العمل.
مهارات يجب توافرها في المساعد الإداري
مهارات تقنية
مهام مساعد إداري في الجامعة يعمل المساعدين الإداريين مع برامج الكمبيوتر المكتبية، بما في ذلك جداول البيانات، وقواعد البيانات، ومعالجة الكلمات، وبرامج العرض الرسومية.
على سبيل المثال، من المتوقع أن يملك المساعد الإداري الناجح قدرة عامةً للعمل على Microsoft Office Word و Excel و PowerPoint و Publisher.
تعد الراحة والمهارة في التعامل مع التكنولوجيا أمرًا ضروريًا لأن المدير قد يعتمد اعتمادًا كبيرًا على مساعد إداري لتنسيق العروض التقديمية، والكتيبات، والنشرات الإخبارية، ومحتوى موقع الويب، والمواد التسويقية.
كما يتوقع العديد من أصحاب العمل أن يكون المساعدون الإداريون بارعين في إرسال الرسائل عبر البريد الإلكتروني والمراسلة الاجتماعية.
مهارات الاتصال
مهام مساعد إداري في الجامعة في المكاتب المزدحمة والمنشغلة دوماً، يستخدم المساعد الإداري اتصالاً ودياً للتفاعل مع مجموعة كبيرة من الأشخاص، وكثيراً ما يتبادل المعلومات حول العمليات المكتبية.
على سبيل المثال، عادةً ما يتعامل المساعد الإداري مع إجراءات توجيه البريد، وطلب الإمدادات في المكتب.
كما يقوم المساعد الإداري الأقدم في المكتب بالتدريب والإشراف على الكتبة أو الطابعين أو موظفي الاستقبال الجدد في نفس المكتب.
وتلعب مهارات الاتصالات الخطية والشفوية الممتازة دور هام عند تفويض المهام، وإعطاء التعليمات، وتوفير التغذية المرتدة. كما أن المهارات الشخصية القوية تساعد في تعزيز العمل الجماعي، وخلق اتصالات إيجابية مع العملاء.
مهارات التخطيط
يستخدم أي مساعد إداري ناجح مهارات التخطيط لإنشاء إجراءات إدارية ومكتبية، مثل وضع إجراء للموظفين عند المرض.
ومن المفترض الاهتمام بالتفاصيل عند التخطيط للفعاليات مثل حفلات العشاء السنوية، وقد يلزم تقسيم العمل كجزء من عملية التخطيط.
أيضاً، يتوقع المساعدين الإداريين الموارد اللازمة لضمان تمكّن المدير من إكمال المشروعات في الوقت المحدد.
اقرأ أيضًا:
ما هي مهام المساعد الاداري في المدرسة
