صيغة خطاب رسمي لوزير هي طريقة يتبعها الجميع في وقتٍ ما بسبب رغبتهم في توجيه خطاب إلى إحدى الجهات الرسمية او لأحدى شخصيات العامة وهذا بهدف وجود تعاملات أو شكاوى أو الحصول على موافقة لطلب ما من الجهة التي يتبعها الراسل وفي تلك الحالة يكتشف الشخص المطلوب منه كتابة الخطاب أنّ عليه أن يفعل ذلك بصيغة معينة متفق عليها داخل المؤسسات الحكومية.
صيغة خطاب رسمي لوزير
خطاب رسمي لوزير- قد يلجأ بعض الاشخاص عند كتابة مثل هذا الخطاب في المراسلات الرسمية إلى من لهم خبرة في هذا الامر مثل : المحامين وكتاب العدل الّذين يعملون بشكل خاص ، وقد لا يجد في بعض الاحيان من يساعده فيضطر إلى ارتجال صيغة إلى لخطاب لذا فمن الهام التعرف إلى صيغة كتابة الخطاب في شكل عام من أجل عدم ارتكاب اي خطأ في المعاملات الّتي يجب أن تتمّ على وجه السرعة .
- هناك الكثير من الاشخاص الذين يحتاجون إلى عمل نموذج خطاب رسمي مُوجَّه إلى وزير يحمل مسئولية وزارة معينة ، ويهدف عمل بعض الإجراءات الخاصَّة بأي التَّقدُّم بشكوى،او طلب موافقة على طلب او امر الجهة المتخصِّصة، وهنا يكتشف الفرد أنه بحاجةٍ إلى كتابة هذا الخطاب بصيغة معينة معروفة داخل تلك الجهة الحكومية حتى يتم الاعتداد بهذا الخطاب .
- وكما هو معروف ان هناك عدد من الأنواع من الخطابات الرسمية
- الخطاب الموجه إلى جهة رسمية معينة : وذلك من جهة رسمية أيضا، وهناك خطاب موجه من أحد الأفراد إلى جهة رسمية، بحيث يكون الفرد المرسل هو واحدا من العاملين بها أو أحد المستفيدين من الخدمات التي تقدمها .
- الخطاب الموجه من أحد الاشخاص او لشخصية عامة مثل الوزير: هناك عدد من الاختلافات البسيطة بين الصيغة بين الخطابات حتى لو لم تكن كبيرة وكثيرة .
أهم النقاط عند كتابة خطاب رسمي
- يجب ان يتسم الخطاب بالوضوح والدقة في أفكار الخطاب وألفاظه .
- ضرورة المصداقية في المعلومات المذكورة في الخطاب .
- الابتعاد عن الألفاظ الأدبية والمحسانات الشعرية البديعية والصور والالتزام بالموضوعية في صيغة الخطاب .
- الحرص على الإيجاز في المعنى بشكل عام ، وهي أحد أهم صفات الكتابة الرسمية للخطابات .
- الالتزام بالإسلوب المقنع التقريري والبعد عن العواطف الشخصية .
- العمل على مراعاة تقسيم الأفكار مع تسلسها والانتقال من فكرة الى اخرى مباشرة.
الخطوات المتبعة عند كتابة خطاب رسمي إلى وزير
- يجب أن يبدأ الخطاب اولاً بالتحية والسلام (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته) وأسفل ذلك السطر يتم كتابة اسم الشخص الذي يتم ارسال الخطاب له ، ثم البداية بصفته ، ثم التحية من خلال كتابة (السيد الوزير الموقر/ …..)، وفي السطر التالي يكتب عادةً (تحية طيبة وبعد) ثم نبدأ صلب الخطاب .
- يجب الحرص والحزر أن يكون مضمون الخطاب دقيق في وصف الطلب أو السبب في إرسال الخطاب ، وأن يكون قدر الإمكان مختصر وأن يكون مقسم إلى عدد من النقاط في حالة أنه يحتوي على اكثر من موضوع يتم تفنيد الموضوعات لعدد من النقاط .
- في نهاية الخطاب نختتم بكتابة التحية (ولكم جزيل الشكر) وأسفلها نكتب من اليمين (مرسله لسيادتكم …)، ويجب أن نراعي وضع ختم الشركة او المؤسسة او توقيع الشخص في الأسفل لإضفاء الشكل الرسمي على الخطاب إن تطلب الأمر ذلك .
