نموذج خطاب رسمي للمدير يستخدمه البعض في الأوقات الحالية لمخاطبة المدير المختص بشكل رمسي ويشمل كل التفاصيل . وتكون الخطابات الرسمية للمدير بهدف شكاوى أو أجراءات او تعاملات رسمية أو الحصول على طلب موافقة لطلب ما من مدير ادارة معينة . ونجد بذلك أن الشخص في ذلك الوقت يحتاج إلى كتابة هذا الخطاب لذا يجب أن يكتب الخطاب بشكل معين وهذه الطريقة في الكتابة معروفة داخل المؤسسات الحكومية والخاصة .
نموذج خطاب رسمي للمدير
- نجد عند كتابة خطاب لمدير معين أنه يسلتزم اتباع خطوات معينة يجب أن يعرف أن هناك أنواع للخطابات الرسمية بشكل عام ومنها الخطابات الموجهة الى الجهات الرسمية او الى الشخصيات الهامة وهناك خطاب موجهة من جهة رسمية إلى الأفراد ونجد أن هناك اختلافات في الصيغة بين كل منهما ولكن نجد شكل الخطاب مختلف حسب الراسل .
- عندما يتم كتابة الخطاب للمدير على ان تكون نوذج واضح على ورق أبيض أو أصفر سادة أو ورق يحتوى على شعار الشركة الراسلة ولا يفضل استخدام ورق ملون أو ذو رسومات وزخارف غير مهنية .
- كما يفضل عند كتابة الخطاب أن يستخدم برنامج word ويكون قياس الخط 16 وأن يكون نوعية الخط Arial ، وإذا تم كتابة الخطاب باليد يجب استخدام القلم الأزرق وممنوع استخدام أى لون سواء الأسود او الأحمر .
- الحرص على أن يكون هناك مسافة بين الأسطر سطر واحد ونصف سطر .
- لا يتم وضع اي براويز أثناء الكتابة وأن تتم الكتابة في منتصف الورقة .
- يهدف هذا النوع من الخطابات الي اتمام بعض الإجراءات الخاصَّة بتقديم الشكوى ، أو حتى الحصول على مُوافقة على طلبٍ معين من جهة مختصة ، كما يوضح الراسل عادةً أنه بحاجةٍ إلى طلب معين داخل تلك جهة العمل حتى يتم الاعتداد بهذا الخطاب .
- وقد يلجأ الفرد إلى أشخاص متخصّصين في عمل نموج خطاب رسمي بشكل احترافي على سبيل المثال : المحامين الذين لهم خبرة واسعة في هذا المجال ، وقد لا يجد هذا الشخص مَن يُقدِّم له المساعدة لعمل هذا النموذج بشكل احترافي ، مما يدفعه للارتجال بصيغة لا تُؤَدِّي الغرض الذي تمَّت كتابة الخطاب الرسمي من أجله .
شروط كتابة خطاب رسمي للمدير
- الحرص على استخدام الألفاظ الواضحة ، والمفهومة، والدّقيقة، والتي تعمل على فهم الهدف الاساسي من الرّسالة المرسلة للمدير .
- العمل على توفير معلومات موثوقة ، وصحيحة ،وسهلة المضمون للمستلم حتى يقوم المدير بالردّ عليها بطريقة مناسبة .
- الحرص على عدم استخدام الكلمات ، والألفاظ الغير لائقة ، أو التي يصعب فهمها، والتي تصعب من إدراك المَطلوب من الرّسالة.
- ان تمتاز الرسالة بالموضوعية والاختصارات في صياغة نصها ، وهي تعد من الشروط المهمة للرّسائل الرسمية ، والتي تُساهم في تحقيق الهدف المرجو منها .
- الحرص على توزيع الأفكار في الرّسالة ، بناءً على مَجموعةٍ من الفقرات ، خاصةً في الرسائل التي تحتوي على الكثير من المعلومات .
نصائح هامة عند كتابة الخطابات الرسمية بشكل عام
- ان تمتاز الخطابات بالدقة والوضوح في ألفاظ الافكار .
- مصداقية ما ورد بها من المعلومات الواردة .
- ان تتصف هذه الرسالة بالموضوعية، والابتعاد عن الألفاظ اللائقة ، والصور والمحسنات الشعرية .
- الإيجاز غير المخل في المعنى، وهي أهم صفة في الكتابة الوظيفية. الأسلوب التقريري المُقنع، بعيداً عن العاطفة الشخصية.
