إدارة الاجتماعات تعريف الاجتماعات وانواعها يعتبر الاجتماع وسيلة مهمة في التواصل مع أفراد العمل في أي مؤسسة، لذلك فإن إدارة الاجتماعات تساهم بشكل كبير في تحسين العمل إذا تم التخطيط لها بشكل سليم.
قد يظن البعض أن عملية إدارة الاجتماعات سهلة وبسيطة، ولكنها تتطلب خطة منمقة ومحددة، نظرًا لوجود اختلافات بين الأفراد في طريقة تفكيرهم، وكذلك ردود أفعالهم، لذلك نقدم في السطور التالية ماهية إدارة الاجتماعات، وكيفية إدارة اجتماع ناجح؟
مفهوم إدارة الاجتماعات
هي عبارة عن تجمع شخصين أو أكثر في مكان معين لتداول أمور هامة في موضوع معين، للوصول في النهاية إلى هدف محدد.
أنواع إدارة الاجتماعات
تتعدد أنواع الإجتماعات في تصنيفها، حسب المدة، الشكل، والمستوى.
أنواع الاجتماعات من حيث المدة
-
اجتماعات دورية
هي الاجتماعات التي يتم عقدها بشكل دوري، وتكون على فترات محددة معروفة مسبقًا لجميع أفراد العمل، وقد تكون أسبوعية أو شهرية أو سنوية، ويغلب عليها الطابع الرسمي.
-
اجتماعات غير دورية
وهي اجتماعات لا يكون هناك معرفة مسبقة انعقادها، وتحدث عن وجود أمر طارئ يحتاج للنقاش.
أنواع الاجتماعات من حيث الشكل
-
اجتماعات رسمية
هي الاجتماعات التي يتم انعقادها و إدارتها بناءًا على القوانين التي تحكم المؤسسة، مثل ترتيب الكلام لكل فرد، طريقة التصويت، الفترة الزمنية المحددة لكل فرد في الكلام، والطريقة التي يتم بها الوصول إلى القرار.
-
اجتماعات غير رسمية
لا يتحكم في سيرها قوانين محددة، وتكون العلاقة بين الأفراد أكثر ودًا، وتتسم بالمرونة والسهولة.
أنواع الاجتماعات من حيث المستوى
-
اجتماعات دولية
وهي الاجتماعات العالمية مثل اجتماعات الأمم المتحدة والجامعة العربية.
-
اجتماعات محلية
وهي الاجتماعات التي تتم على مستوى الدولة، مثل اجتماعات مجلس الوزراء واجتماع مجلس الشعب والشورى.
-
اجتماعات المنظمات
وهي الاجتماعات التي تتعلق بالمنظمات في القطاع الخاص مثل الشركات والمؤسسات.
أهمية الاجتماعات
- دراسة القضايا التي تتعلق بالقضايا المهمة للمؤسسات، وذلك من خلال النقاش البناء وتبادل الآراء.
- إصدار قرارات جماعية تتسم بالنضج والموضوعية، لأن هذه القضايا لا يمكن مناقشتها بشكل فردي.
- التوصل إلى حلول للمشاكل التي قد تحدث بين أفراد العمل، لأن استمرار مثل هذه المشاكل يضر بسير العمل.
- تسمح الاجتماعات بالتواصل بين الموظفين الجداد مع الأكثر خبرة في مجال العمل، ونقل خبراتهم للآخرين.
- الاطلاع الدائم لكل فريق على ما يفعله البقية في العمل، وذلك لضمان التواصل بين جميع أقسام المؤسسة، وتوحيد جهود العمل بين الأقسام المختلفة.
- تقييم أداء أفراد فريق العمل، وتوجيه النصائح لمن يحتاجها، لتحسين سير العمل.
كيف يمكن إدارة الاجتماعات بطريقة صحيحة؟
هناك بعض الخطوات التي يتم اتباعها لإجراء اجتماع ناجح:
- مرحلة ما قبل الاجتماع:
- لابد من وضع أهم الأهداف المرجوة من الاجتماع قبل الإقدام على عقده مع أفراد العمل.
- أهمية تحديد الوسيلة التي يتم بها تحقيق هذه الأهداف التي تم وضعها من قبل رئيس الاجتماع.
- تحديد الأفراد الذين سيتم دعوتهم لحضور الاجتماع، وإرسال الدعوات لهم قبل عقده بوقت كافي.
- اختيار مكان الاجتماع، والتحضير له بشكل جيد.
- مرحلة انعقاد الاجتماع:
- ضرورة عقد الاجتماع في الوقت المحدد له، حتى يعطي انطباع للجميع عن أهمية احترام المواعيد.
- عرض القوانين التي سيسير على أساسها الاجتماع، وكذلك الهدف الأساسي من الاجتماع، حتى يلتزم الجميع بما سيتم مناقشته.
- ضرورة تدوين النقاط الهامة التي يتم مناقشتها، وكذلك ما تم التوصل له من نتائج، وكذلك المهمات التي يتم توزيعها على الجميع.
- التركيز على الهدف الأساسي للاجتماع، وإحباط أي محاولة للخروج لنقاط أخرى بعيدة عن الغرض الأساسي لعقد الاجتماع.
- ضرورة تقييم سير الاجتماع بشكل منظم ودقيق.
- مرحلة ما بعد الاجتماع
لابد من تحضير تقارير بالنتائج التي تم التوصل لها في الاجتماع، ثم إرسالها إلى العاملين على الفور.
كيف يمكن التعامل مع الشخصيات المختلفة في الاجتماع؟
لابد من الانتباه أن وجود شخصيات مختلفة في الاجتماع من الأمور الصعبة للغاية، فقد تجد شخص متفائل مع آخر متشائم، وشخص يتأثر عاطفيًا، لذلك تقع طريقة التعامل مع هذه الشخصيات على عاتق الشخص الذي يقوم بـ إدارة الاجتماعات بطريقة سليمة، حتى لا يتسبب في فشل الاجتماع.
هناك 6 أنماط للتفكير تم وضعها لمعرفة طبيعة كل شخص، وتحديد الطريقة التي يتم التعامل بها معهم لضمان سير الاجتماع بشكل جيد، ويطلق على هذه الأنماط اسم “القبعات الستة للتفكير”.
- القبعة البيضاء:
تعبر عن التفكير الحيادي، ويعتمد على طرح المعلومات الدقيقة والمؤكدة، ويتم الاعتماد عليه في بداية الاجتماع، وترك المعلومات الغير مؤكدة حتى يتم مناقشتها.
- القبعة الحمراء:
تعبر عن التفكير العاطفي، ويعتمد هذا الشخص على مشاعره وعواطفه في التفكير، دون وجود معلومات مؤكدة.
- القبعة السوداء:
ويرمز إلى التفكير السلبي، ويقوم صاحبه بالتركز على نقاط الضعف والسلبيات بشكل دائم.
- القبعة الصفراء:
تعبر عن التفكير الإيجابي، ويعني التركيز على نقاط القوة، وذكر الايجابيات بشكل دائم.
- القبعة الخضراء:
ترمز إلى التفكير الإبداعي، حيث يمكن الاعتماد عليه في الخروج بمقترحات جديدة، وكذلك إيجاد حلول غير تقليدية للمشكلات.
- القبعة الزرقاء:
تعبر عن التفكير الشمولي، وهو مناسب جدًا لمدير الاجتماع، والمسؤول عن قيادة زمام الاجتماع.
المصدر : ويكيبيديا
